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如何以更低成本采购无纸化会议系统

所属分类:行业新闻 点击次数:82 发布日期:2022-05-16

在低碳环保理念深入人心的当下,不少企业开始追求会议模式的无纸化,不但省时省力,更重要的是省去纸张和油墨的耗费,绿色环保,节省印刷和会务方面的成本。


  但为了实现向无纸化会议的过渡,企业往往在会议室内安装升降式无纸化会议系统。升降式无纸化会议系统采用软硬件捆绑的形式,其中硬件部分——升降式大型触摸屏等多个设备价格不菲,让企业不得不消耗大量成本在采购上。


  如何以更低的成本采购无纸化会议系统,成功实现无纸化会议的过渡转型,成为所有企业关心的问题。


  会议同文系统是一种简化会议文件分发、方便会议文件阅读、提高会议效率的无纸化会议软件。无专用硬件设备支持,在手机、平板等多个移动设备端兼容。其设计功能有助于节省时间、提高效率,并增强各类会议如企业高管会议、政府管理会议、上市公司董事会决策的有效性和安全性。功能通常包括会议通知、会议议程下发、查看会议文件、会议文件批注、电子投票、签署、任务分配、文件存储以及会议记录的产生等。


  会议同文系统是当前企业管理层和政府管理机构的必备工具,相比升降式无纸化会议系统更受企业青睐。下面就从“采购成本”的方向,一起讨论会议同文系统如此受欢迎的原因。

无纸化会议系统

  一、会议室相关设备配套成本低


  从会议室配套成本来看,升降式无纸化会议系统成本高昂——其设备终端大多为触摸屏显示设备,升降或嵌入会议桌内,需要根据会议桌尺寸定制。会议同文系统则无需专用硬件支持,无需对会议室改造,只要在自己的手机、平板或者电脑等移动设备上下载并安装软件,就能够实现无纸化会议,因而成本也更低。


  二、升级改造成本低


  触摸屏的技术和屏幕尺寸随着时间的推移,可能不再满足企业发展要求,升级触摸屏则必须整个终端更换,改造成本高昂。企业如果没有更新,会议硬件设备将逐渐被淘汰甚至弃用。会议同文系统中,可以及时为用户更新升级任何新技术或者新功能,更换硬件也只是购置新的移动设备即可,非常方便。


  三、人力成本低


  由于升降式无纸化会议系统固定于会议室内,不具备可移动的灵活性,参会人员如果在会后想要查找会议文件,需要用硬盘等移动存储器来拷贝,或者会议组织者在会后通过邮件等方式发放会议文件。不但增加了会议组织者的工作量,对与会者造成诸多不便,而且会后发放的会议文件无法记录参会人员在会前会中所做的批注。


  会议同文系统在这一层面上就能充分地发挥其可移动的优势,会议组织者只需在会前通过软件向参会人员发送会议文件,参会人员可以于会前、会中在电子版会议文件上做批注,会后随时登录软件浏览过往会议文件及文件批注,也可以一键导出,十分方便!


  会前会后同文系统,作为会议同文系统的领军品牌,深耕行业领域多年,凭借CMMI5级研发团队,打造出涵盖会前、会中、会后全流程的企业会议无纸化解决方案。无需专用硬件支持,在手机、平板等移动设备上就能实现无纸化会议。灵活简单易学,大大地提高了会议的效率和安全性,多年来屡获全球嘉奖,闻名业内。


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